Научно-справочный аппарат к архивным документам, включающий описи, каталоги, справочники, путеводители и другие элементы является важной составляющей информационного комплекса архива. Имеет ключевое значение для работы с архивными документами, т.к. обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, состав и содержание для облегчения использования архивных материалов. В ходе своей работы к описям дел обращаются сотрудники, а также пользователи читального зала. В связи с этим вопрос их доступности является ключевым для эффективного использования архивных материалов.

Проект «Оптимизация процесса предоставления пользователям описей дел архивных фондов Государственного архива современной истории Чувашской Республики» направлен на повышение качества доступа к описям дел архивных фондов госархива путем их оцифровки и последующей загрузки электронных образов в программно-информационный комплекс «КАИСА-Архив» и размещения в сети Интернет.

До запуска проекта порядок ознакомления исследователей с описями к архивным фондам госархива был представлен следующим образом: работа пользователей с описями происходила при их личном посещении госархива. Исследователи регистрировались в читальном зале, оформляя необходимые документы и знакомясь с порядком работы, путеводителем по фондам, после заполняли заказ на выдачу описей по интересующим их фондам. Заказ на выдачу описей дел сотрудником читального зала передавался сотруднику архивохранилища. Сотрудник архивохранилища подбирал описи, передавал сотруднику читального зала, и далее уже происходила выдача их пользователю. Все перемещения описей фиксировались в соответствующих журналах.

В ходе анализа текущего состояния процесса выделялись несколько основных проблем: ознакомление пользователей с описями дел на бумажной основе возможно исключительно при посещении читального зала госархива; описи дел на бумажной основе пользователям выдаются сотрудником отдела использования документов и публикации, которому они в свою очередь подбираются сотрудником отдела обеспечения сохранности и учета документов из архивохранилища; в процессе использования описи дел на бумажной основе подвержены различным факторам, в следствии чего ухудшается их физическое состояние.

Осознавая положительные стороны проекта Госархив современной истории Чувашской Республики, включился в осуществление проекта.

Цели проекта включали в себя: сокращение времени предоставления описей дел; доступность электронных образов описей дел, размещенных в ПИК «КАИСА-Архив»; ожидаемая экономия средств от реализации проекта за год, тыс. рублей.

В пределах архива, проект охватывал отдел использования документов и публикации (читальный зал) и отдел обеспечения сохранности и учета документов (архивохранилище) Государственного архива современной истории Чувашской Республики, также пользователя, обратившегося в госархив.

Далее была сформирована команда проекта из представителей Минкультуры Чувашии и госархива. Старт проекту был дан 1 сентября 2024 г. Проведена работа по анализу процесса и составлена карта его текущего состояния, а также изучен вопрос его оптимизации и составлена карта целевого состояния. В заключении, был разработан план мероприятий по реализации проекта. Запуск проекта состоялся 20 ноября 2023 г. Закрепление результатов и закрытие проекта было выполнено – 31 мая 2024 г.

В ходе реализации проекта сотрудникам госархива необходимо было оцифровать 9239 описей дел на бумажном носителе по 5030 архивным фондам путем их сканирования. Кроме этого, предстояла работа по загрузке электронных образов описей дел постоянного хранения и по личному составу в программно-информационный комплекс «КАИСА-Архив». На момент запуска проекта в КАИСе было размещено всего 239 описей, около 3 % из всего объема. А время предоставления описей дел составляло не меньше 3 часов.

Архивистами за время реализации проекта и внедрения улучшений было оцифровано 9239 описей, из которых 6839 описи дел постоянного хранения, 2400 описи дел по личному составу. Была проведена работа по загрузке электронных образов описей дел в ПИК «КАИСА-Архив» с доступом к ним через портал «Архивы Чувашии». Это позволило увеличить объем размещенных описей на 9000 ед., а время предоставления описей дел сократить на 2 часа. Результатом выполненного комплекса работ является то, что описи стали доступнее для исследователей. Любой пользователь, с любого устройства с выходом в интернет имеет возможность свободного ознакомления с описями госархива через портал «Архивы Чувашии».

«Наш архив стремится внедрять современные технологии для обеспечения максимальной доступности архивных материалов для исследователей и общественности. Мы реализуем различные проекты по оптимизации процессов и улучшению качества наших услуг. Одним из таких проектов является оцифровка и загрузка электронных образов описей дел в программно-информационный комплекс «КАИСА-Архив», что позволяет значительно увеличить объем размещенных описей и сократить время предоставления описей дел. Мы продолжим работу над улучшением доступности архивного фонда Чувашской Республики и развитием нашего архива», – высказалась директор БУ «Госархив современной истории Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии Светлана Александровна Казеева.