19 января 2023 г. на базе Государственного исторического архива Чувашской Республики заместитель министра культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики Надежда Павлова провела рабочее совещание по вопросам цифровизации архивной отрасли и программы ПИК «КАИСА–Архив». В работе совещания приняли участие заведующий сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики Татьяна Малеева, директор Государственного исторического архива Чувашской Республики Галина Ертмакова и заместители директора Валентина Сохорова, Валентина Харитонова, директор Государственного архива современной истории Чувашской Республики Светлана Казеева и заместитель директора по комплектованию и формированию архивного фонда Елена Титова.

В рамках рабочего совещания была организована поездка в новый корпус ГИА ЧР, расположенный на Урукова, 2а, где ознакомились с деятельностью отдела реставрации и страхового копирования документов, процессом реставрации,  сканирования, маркировки дел, разгрузки оцифрованных образов особо ценных документов в ПИК «КАИСА–Архив», а также нормативными требованиями обеспечения сохранности архивных документов.

В архивах активно внедряется данная комплексная автоматизированная информационная система. Она предназначена для информатизации основных подразделений архива, что позволит архивистам сформировать единую базу данных с использованием цифровых копий документов и их описаний, построенных с учетом принятой архивной иерархии, поможет сотрудникам при учете особо ценных документов и технического состояния документов, учете и формировании страхового фонда и фонда пользования, в работе с исследователями, по подготовке выставок и др. Надежда Ивановна вместе с руководителями архивов обсудила модули платформы и их возможном расширении.

Одна из важнейших задач, стоящих перед архивной отраслью в современных условиях – это цифровизация архивов. Встреча продолжилась в другом здании архива по пр. Ленина 16в, где обсуждались вопросы  подготовки проекта «дорожной карты» по цифровизации архивной отрасли, которая должна быть выработана в ближайшие годы. Внедрение цифровых технологий и проектов позволит расширить комплекс мероприятий по обеспечению сохранности архивного наследия и обеспечить удаленный доступ пользователей к архивным документам. Участники совещания говорили о внедрении программно-информационного комплекса во все муниципальные архивы и источники комплектования и связанные с этим юридические вопросы. Надежда Павлова отметила о необходимости закупки оборудования для установки соответствующего лицензионного программного продукта. Совещание  сопровождалось обсуждением, что показало живую заинтересованность специалистов архивов организаций в решении проблем, с которыми им приходится сталкиваться в работе.