28 июня 2004 года в читальном зале Центрального государственного архива Чувашской Республики состоялся Круглый стол по проблемам сохранения информационных ресурсов по истории чувашского народа, организованный Управлением по делам архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

В заседании приняли участие: представители Администрации Президента Чувашской Республики, а также всех заинтересованных министерств и ведомств, руководители Управления по делам архивов и государственных архивных учреждений республики, деятели науки и культуры

На встрече обсуждались актуальные вопросы сохранения документального наследия народов Чувашии:

1.      Сохранение информационных ресурсов Архивного фонда Чувашской Республики – фактор социально-экономического и общественного развития региона;

2.      Сохранение социально-значимой документации – гарантия защиты прав и свобод граждан;

3.      Документальное наследие чувашской диаспоры – составная часть информационных ресурсов по истории чувашского народа.

Было отмечено, что Архивный фонд Чувашской Республики - крупнейший информационный ресурс республики. В фондах государственных и муниципальных архивов Чувашской Республики хранится около 2 млн. дел, в которых сосредоточена информация, заключающая в себе опыт народа, служащая исторической памятью и основой дальнейшего экономического, интеллектуального и духовного прогресса общества.

Основными задачами учреждений государственной архивной службы Чувашии являются сохранение полноценного комплекса документальных источников по ее истории и их разностороннее использование. Основными проблемами в решении этой задачи являются проблемы недостатков в законодательном регулировании архивного дела и проблема дефицита площадей для размещения уже накопленного информационного документального массива. Например, архивохранилище Государственного архива печати Чувашской Республики (бывшая Книжная палата), где хранится уникальный Национальный библиотечно-информационный фонд республики, заполнен почти на 100%. Здесь хранятся печатные книги, газеты, журналы и другие виды изданий, представляющие общественно-значимую, научную, историческую, культурную ценность, которую необходимо сохранить для будущих поколений. Естественное старение раритетов – основная причина их утери. В наихудшем состоянии находятся документы печати начала 18-го – 20-х годов XX века. Противостоять этому можно только предприняв комплекс первоочередных мер.

Благодаря поддержке Правительства Чувашской Республики в 2003 году были выделены необходимые площади для размещения документов республиканского Архивного фонда. Предстоит большая работа по освоению выделенного помещения. Эти меры помогут избежать фактов утраты уже имеющегося документального массива и вести качественное комплектование государственных и муниципальных архивов документами о нашем недавнем прошлом.

Не менее важна проблема сохранения и использования документов, касающихся социальной защиты граждан, их личных дел и финансовых документов, фиксирующих их заработную плату и льготы. Как было отмечено заместителем управляющего Отделения Пенсионного фонда РФ - Единой пенсионной службы по Чувашской Республике Т.И. Дроздова, без документов трудовых историй невозможно защитить права граждан на их социальную защищенность. В связи с этим, в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования в 1992 году в республике был образован Чувашский республиканский центр документации по личному составу. В 2000 году Центр переименован в Государственный архив социально-правовой документации Чувашской Республики. За 12 лет работы архивом проведена колоссальная работа по приему, организации хранения и использования документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника или вышестоящего органа. Именно в таких организация возникают чаще всего проблемы, когда не остается никаких следов трудовой деятельности граждан.

Кроме этого, в последние годы практически все муниципальные архивы осуществляют прием документов ликвидированных структур.

Еще одной проблемой, решаемой архивистами республики, стала проблема создания полноценного комплекса документов по истории народа, включающего в себя и документы по истории чувашской диаспоры. Известно, что ввиду большой территориальной распыленности чувашей, значительная часть документов по истории Чувашского края осталась за пределами республиканского Архивного фонда и находится на хранении в архивохранилищах Российской Федерации и зарубежных стран, а также хранится в составе различных личных фондов. Государственная архивная служба Чувашии ведет постоянную и последовательную работу по собиранию информации о местонахождении документальных источников по истории чувашского народа, в том числе за пределами Чувашии, передаче на государственное хранение в республиканские архивы подлинников или копий этих документов. В данной работе используются как традиционные, так и новые формы работы.

            Встреча за круглым столом завершилась презентацией нового электронного издания, подготовленного специалистами Государственного архива электронной документации Чувашской Республики – «Документы алатырского Киево-Николаевского новодевичьего монастыря XVII-начала XVIII вв.», в котором представлен комплекс документов монастыря, образованного в 1619 году. В результате деятельности  этого монастыря на алатырской земле до 1918 г. отложился достаточно большой монастырский архив. Самым ранними документами являются 48 свитков, которые включают  в себя 55 отдельных письменных памятников. Публикуемые документы хорошо иллюстрируют как некоторые направления общероссийской политики самодержавия, так и историю самого алатырского Киево-Николаевского новодевичьего монастыря в XVII-начале XVIIIвв.