"О смотре-конкурсе среди архивов"

ПРИКАЗ 23.05.2005 № 01-07/187 г. Чебоксары О смотре-конкурсе среди архивов подведомственных организаций В соответствии с республиканской целевой программой «Сохранение и развитие культуры, искусства и кинематографии Чувашской Республики в 2001-2003 годах и на период до 2005 года», утвержденной постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 30 декабря 2000 г. № 273, и в целях улучшения обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики п р и к а з ы в а ю: 1. Провести с 1 июня 2005 г. по 30 декабря 2005 г. смотр-конкурс среди архивов подведомственных организаций. 2. Утвердить прилагаемые Положение о смотре-конкурсе среди архивов подведомственных организаций, состав организационного комитета по проведению смотра-конкурса. 3. Управлению экономики и финансового обеспечения Министерства предусмотреть на 2006 год выделение средств на подведение итогов смотра-конкурса. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Выйкина А.В. Министр П.С. Краснов Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНОприказом Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного делаЧувашской Республикиот 23 мая 2005 г. № 01-07/187 ПОЛОЖЕНИЕ о смотре-конкурсе среди архивов подведомственных организаций 1. Общие положения 1.1. Смотр-конкурс среди архивов организаций, находящихся в ведении Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (далее - Министерство), проводится в целях улучшения состояния архивов, совершенствования деятельности специалистов, ответственных за архив, и их стимулирования. 1.2. Цели и задачи смотра-конкурса: оказание помощи архивам подведомственных организаций по выполнению возложенных на них функций; привлечение внимания руководителей организаций к вопросам улучшения материально-технической базы хранения документов; наведение порядка в хранении и учете документов; создание оптимальных условий хранения документов; обобщение и распространение положительного опыта в практической деятельности архивов организаций; совершенствование профессиональных навыков работников, ответственных за архив организаций. 1.3. В смотре-конкурсе принимают участие организации, находящиеся в ведении Министерства. 2. Организация и порядок проведения смотра-конкурса 2.1. Смотр-конкурс проводится с 1 июня по 30 декабря 2005 г. 2.2. Администрация организации самостоятельно принимает меры по проведению конкурса и выполнению его условий, представляет информацию о проделанной работе в оргкомитет до 10 января 2006 года. 2.3. Состав организационного комитета утверждается приказом Министерства. 2.4. Оргкомитет рассматривает и изучает материалы, представленные участниками смотра-конкурса, оценивает их и составляет справку, в которой отражаются выполнение условий смотра-конкурса, его итоги и конкретные предложения по дальнейшему совершенствованию деятельности архивов организаций. В случае необходимости члены оргкомитета выходят на места для более полного и всестороннего ознакомления с практикой работы архивов организаций. 3. Условия смотра-конкурса Смотр-конкурс выдвигает следующие условия: 3.1. Соответствие помещений архивохранилищ и рабочих кабинетов ответственных за архив нормативным требованиям, наличие оптимальных условий хранения документов. 3.2. Загруженность хранилищ в процентах (при загруженности более 90 процентов, принимаемые меры по увеличению их вместимости и представлению дополнительных площадей). 3.3. Наличие и состояние: сигнализации (охранной, пожарной); запираемых, распашных наружу металлических решеток на доступных извне окнах; дверей, обитых металлом по огнестойкому материалу; металлических стеллажей; отключающих рубильников, скрытой электропроводки, светильников закрытого типа; запасного выхода и плана эвакуации документов; средств пожаротушения. 3.4. Соблюдение светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов: наличие приточно-вытяжной вентиляции; наличие приборов для измерения температурно-влажностного режима и журналов его регистрации; периодичность проведения санитарных дней и обеспыливания документов; обеспечение светозащищенности архивохранилищ (темные шторы, жалюзи, нанесение покрытий на оконные стекла и т.д.); порядок опечатывания хранилищ и ограничения доступа к ним посторонних лиц. 3.5. Физическое состояние документов, их картонирование и размещение в хранилище. 3.6. Наличие топографических постеллажных указателей. 3.7. Соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилищ. 3.8. Периодичность проведения проверок наличия и состояния документов в архиве. 3.9. Наличие и ведение учетных документов: книги учета поступления и выбытия документов; описей дел; актов приема-передачи документов; сводной номенклатуры дел. 3.10. Наличие вспомогательного оборудования (шкафы, сейфы, каталожные ящики и др.) 3.11. Оснащение архива современной электронной техникой (компьютеры, принтеры, сканеры, ксероксы, электрические пишущие машинки и др.) и ее использование. 3.12. Отсутствие задолженности в обработке и описании документов организации. 3.13. Соответствие штатной численности работников объему работ архива. 3.14. Использование документов архива. Исполнение тематических и социально-правовых запросов. 4. Порядок подведения итогов смотра-конкурса 4.1. Итоги смотра-конкурса среди архивов подведомственных организаций подводит оргкомитет смотра-конкурса до 15 января 2006 года. Победителями признаются архивы тех организаций, которые добились лучших показателей в выполнении условий смотра-конкурса. 4.2. Оргкомитет принимает решение по результатам рассмотрения присланных материалов и выносит предложение по распределению призовых мест. Определяется три призовых места. 4.3. На основании решения оргкомитета издается приказ Министерства по итогам конкурса. 4.4. Архивы организаций-победителей награждаются дипломами и ценными подарками. Приложение № 2 УТВЕРЖДЕНприказом Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республикиот 23 мая 2005 г. № 01-07/187 СОСТАВ Организационного комитета по проведению смотра-конкурса среди архивов подведомственных организаций Выйкин А.В. - заместитель министра культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики, председатель Архипов М.М. - начальник отдела документационного обеспечения управления и ведомственных архивов Министерства, заместитель председателя Гринева Т.О. - заместитель директора ГУК «Чувашский национальный музей» Зайцева Т.А. - начальник отдела комплектования и ведомственных архивов РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Михайлова И.В. - ученый секретарь ГУК «Национальная библиотека Чувашской Республики» Никифоров Г.Н. - начальник организационно-контрольного отдела Министерства Цыпленкова В.В. - начальник отдела комплектования и работы с ведомственными архивами РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики»