Вакансия - Главный специалист-эксперт

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

государственного гражданского служащего Чувашской Республики,

замещающего должность главного специалиста-эксперта

отдела организационной работы Министерства культуры, по делам

национальностей и архивного дела Чувашской Республики

 I. Общие положения

1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики главного специалиста-эксперта отдела организационной работы Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики относится к старшей группе должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее соответственно – должность, гражданская служба) категории «специалисты».

Регистрационный номер (код) должности – 3-3-4-19.

2. Область профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта отдела организационной работы Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики:

обеспечение деятельности государственного органа;

управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

3. Вид профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта отдела организационной работы Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики:

обеспечение сохранности и государственный учет документов;

комплектование и документационное обеспечение управления;

осуществление хозяйственной и технической деятельности, направленной на создание оптимальных условий для обеспечения функционирования Министерства.

4. Назначение на должность и освобождение от должности главного специалиста-эксперта отдела организационной работы Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – главный специалист-эксперт, Министерство) осуществляются министром культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.
5. Главный специалист-эксперт непосредственно подчиняется начальнику отдела организационной работы Министерства.
6. В период отсутствия главного специалиста-эксперта его должностные     обязанности распределяются начальником дела между работниками отдела.          

II. Квалификационные требования к уровню профессионального

образования, стажу гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки, профессиональному уровню, а также при наличии соответствующего решения представителя нанимателя – к специальности, направлению подготовки (к укрупненным группам специальностей и направлений подготовки), к квалификации, полученной по результатам освоения дополнительной профессиональной программы профессиональной переподготовки

7. Для замещения должности главного специалиста-эксперта устанавливаются следующие квалификационные требования:

а) наличие высшего образования, квалификационные требования к специальности (ям) не устанавливаются;    

б) наличие требований к стажу гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки не устанавливаются в соответствии с квалификационными требованиями для замещения должностей гражданской службы, установленными Законом Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. № 11 «О государственной гражданской службе Чувашской Республики»;

в) профессиональный уровень:

наличие базовых знаний:

знание государственного языка Российской Федерации (русского языка):

знание основных правил орфографии и пунктуации;

знание основных орфоэпических, лексических и грамматических норм русского языка;

знание функционально-стилевой специфики текстов, относящихся к сфере официально-делового общения;

владение навыками применения правил орфографии и пунктуации;

владение навыками анализа текста с учетом его орфографического, пунктуационного и речевого оформления, а также с учетом его стилевой и жанровой принадлежности;

правильное употребление грамматических и лексических средств русского языка при подготовке документов;

умение использовать при подготовке документов и служебной переписке деловой стиль письма;

умение использовать разнообразные языковые средства и тактики речевого общения для реализации различных целей;

свободное владение, использование словарного запаса, необходимого для осуществления профессиональной служебной деятельности;

умение правильно интерпретировать тексты, относящиеся к правовой и социально-экономической сферам;

знание основ информационной безопасности и защиты информации;

знание основных положений законодательства о персональных данных;

знание общих принципов функционирования системы электронного документооборота;

знание основных положений законодательства об электронной подписи;

основные знания и умения по применению персонального компьютера;

порядка работы со служебной информацией, служебной информаций ограниченного распространения, информаций с ограничительной пометкой «для служебного пользования»;

мер по обеспечению безопасности информации при использовании обще-системного и прикладного программного обеспечения, требования к надежности паролей;

порядка работы со служебной электронной почтой, а также правила использования личной электронной почты, служб «мгновенных» сообщений и социальных сетей, в том числе в части наличия дополнительных рисков и угроз, возникающих при использовании личных учетных записей на служебных средствах вычислительной техники (компьютерах);

основных признаков электронных сообщений, содержащих вредоносные вложения или ссылки на вредоносные сайты в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», включая «фишинговые» письма и спам - рассылки, умение корректно и своевременно реагировать на получение таких электронных сообщений;

требований по обеспечению безопасности информации при использовании удаленного доступа к информационным ресурсам государственного органа с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (включая сеть «Интернет»), в том числе с использованием мобильных устройств;

правил и ограничений подключения внешних устройств (флеш-накопители, внешние жесткие диски), в особенности оборудованных приемо-передающей аппаратурой (мобильные телефоны, планшеты, модемы) к служебным средствам вычислительной техники (компьютерам);

перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота;

умение мыслить стратегически (системно);

умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

коммуникативные умения;

умение управлять изменениями;

наличие профессиональных знаний в сфере законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики:

Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных дан-ных»;

Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Конституции Чувашской Республики;

Закона Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. № 11 «О государствен-ной гражданской службе Чувашской Республики»;

Закона Чувашской Республики от 4 июня 2007 г. № 14 «О противодействии коррупции»;

Закона Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;

постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 ноября 2005 г. № 288 «О Типовом регламенте внутренней организации деятельности министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики»;

постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 164 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики»;

постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 4 июня 2012 г. № 216 «Вопросы Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики»;

приказа Министерства от 17 июля 2009 г. № 01-07/233 «Об утверждении перечня должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, при замещении которых государственные гражданские служащие Чувашской Республики обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей» (зарегистрирован в Минюсте Чувашии 31 июля 2009 г, регистрационный № 485);

приказа Министерства от 27 декабря 2010 г. № 01-07/460 «Об утверждении служебного распорядка Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики» (зарегистрирован в Минюсте Чувашии 11 февраля 2011 г., регистрационный № 789);

приказа Министерства от 14 марта 2011 г. № 01-07/70 «Об утверждении Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Чувашской Республики, замещающих должности государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики» (зарегистрирован в Минюсте Чувашии 21 марта 2011 г., регистрационный № 823);

приказа Министерства от 4 апреля 2014 г. № 01-07/186 «Об утверждении Порядка о сообщении государственными гражданскими служащими Чувашской Республики, замещающими должности государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей, сдаче и оценке подарка, реализации (выкупе) и зачислении средств, вырученных от его реализации» (зарегистрирован в Минюсте Чувашии 28 апреля 2014 г., регистрационный № 1952);

приказа Министерства от 5 июня 2015 г. № 01-07/246 «Об утверждении Порядка выплаты ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия государственной гражданской службы Чувашской Республики, премии за выполнение особо важных и сложных заданий, ежемесячного денежного поощрения, единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, материальной помощи и единовременного поощрения государственным гражданским служащим Чувашской Республики в Министерстве культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики» (зарегистрирован в Минюсте Чувашии 29 июля 2015 г., регистрационный № 2556);

приказа Министерства от 18 июля 2016 г. № 01-07/283 «Об утверждении перечней должностей, замещение которых влечет за собой размещение сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских служащих Чувашской Республики, замещающих должности государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, и работников организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супруг (супругов) и несовершеннолетних детей на официальном сайте Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (зарегистрирован в Минюсте Чувашии 7 сентября 2016 г., регистрационный № 3230).

наличие иных профессиональных знаний:

знания и навыки работы с офисными программами:

навыки по созданию и форматированию текстовых документов, включая копирование, вставку и удаление текста;

навыки работы с таблицами и картинками в текстовых и графических редакторах;

навыки по подготовке презентаций в программах для работы с презентациями и  слайдами;

создание, отсылка, получение электронных сообщений, написание ответов, пересылка ранее полученных сообщений, работа с вложениями в программах для работы с электронной почтой;

знания и навыки работы с информационно-телекоммуникационной сетью «Интернет» (далее – сеть «Интернет»);

понимание основных принципов функционирования сети «Интернет», принципов защиты информации;

использование поисковых систем сети «Интернет» для работы с ресурсами сети «Интернет», в том числе получения необходимой информации;

навыки общения с гражданами и представителями организаций в соответ-ствии с нормами этикета;

навыки соблюдения этики служебных взаимоотношений;

умение сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, при необходимости выполнять работу в короткие сроки;

умение определять цели, приоритеты, способность выполнять приоритетные задачи в первую очередь;

умение своевременно выявить и предупредить потенциально возможную проблемную ситуацию;

умение создать среду, которая способствует разрешению возникшего кон-фликта, минимизировать негативные последствия конфликтной ситуации;

умение ясно, логично и последовательно излагать материал без допущения грамматических, орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок;

умение приходить к логическим заключениям по итогам проведения анализа, формулировать выводы (в том числе на основе неполных данных);

навык работы с письмами и обращениями государственных органов, граждан и организаций, навык своевременной подготовки развернутых ответов, следуя принятым нормам делового этикета;

умение делиться с коллегами опытом, знаниями и эффективными практиками в процессе выполнения работ;

наличие функциональных знаний:

понятие референтной группы;

централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

понятие процедуры рассмотрения обращения граждан;

ведения телефонных переговоров;

наличие профессиональных умений:

эффективное планирование служебного времени;

анализ и прогнозирование деятельности в порученной сфере;

пользование современной оргтехникой и программными продуктами;

подготовка деловой корреспонденции;

проведение встреч и общение с гражданами, а также с представителями организаций;

работа с разными источниками информации (включая расширенный поиск в сети «Интернет»);

работа с разнородными данными (статистическими, аналитическими);

работа с большим объемом информации;

анализ множества взаимодействующих факторов, основываясь на неполной и (или) противоречивой информации;

подготовка служебных писем, включая ответы на обращения государственных органов, граждан и организаций в установленный срок;

организация и проведение совещаний, конференций, семинаров;

наличие функциональных умений:

комплектование, хранение, учет и использование архивных документов;

ведение архива Министерства и выдача архивных справок;

составление номенклатуры дел;

организация материально-технического обеспечение аппарата Министерства;

III. Должностные обязанности, права и ответственность

8. Основные права и обязанности главного специалиста-эксперта, а также ограничения, запреты и требования к служебному поведению, установленные статьями 14–18, 20² Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон о гражданской службе).
9. Главный специалист-эксперт осуществляет:

соблюдение установленного порядка работы со служебной информацией;

обеспечение руководства Министерства необходимыми материалами для участия в совещаниях, рабочих встречах, совещательных и координационных органах под руководством Главы Чувашской Республики, Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики;

формирование заявки о потребности министра и приемной Министерства в необходимых средствах организационной техники, канцелярских принадлежностях;

подготовку проектов резолюций министра на поручения и документы, поступившие в Министерство;

контроль своевременности и качества представления структурными подразделениями Министерства материалов и документов руководству Министерства;

осуществляет работу по организации внедрения принципов и стандартов клиентоцентричности в Минкультуры Чувашии;

составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных планов деятельности министра или лица, исполняющего обязанности министра, формирование ежемесячных планов мероприятий Министерства;

регулирование взаимодействия министра с представителями органов государственной власти Чувашской Республики, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, физических лиц;

а также:

формирует для руководства Министерства материалы на заседания Кабинета Министров Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, комитетов Государственного Совета Чувашской Республики, а также иные документы по его требованию;

исполняет техническую работу по проведению служебных телефонных переговоров министра;

исполняет техническую работу по приему и рассылке статистических материалов (записок, сборников, отчетов), поступивших на электронном носителе и по электронной почте, для министра, его заместителей и соответствующих структурных подразделений Министерства;

исполняет техническую работу по приему информации по приемно-переговорным устройствам и ее доведению до министра и ответственных исполнителей;

регистрирует обращения граждан, поступившие в Министерство, ми-нистру и его заместителям по системе электронного документооборота, на бумажных носителях, по факсу или электронной почтой;

контролирует сроки подготовки ответов на обращения граждан;

осуществляет подготовку ответов на обращения граждан, организаций;

исполняет функции организатора по проведению министром приема граждан по личным вопросам и работников Министерства;

готовит отчеты по обращениям граждан;

исполняет функции первичного распределения телефонных обращений, поступающих в приемную Министерства, между структурными подразделениями в соответствии с направлениями их деятельности;

ведет регистрацию и учет поступивших на бумажном носителе или по электронной почте на согласование проектов законов Чувашской Республики и иных нормативных правовых актов Чувашской Республики, подготовленных органами исполнительной власти Чувашской Республики для их последующей передачи исполнителям;

контролирует своевременность рассмотрения исполнителями проектов законов Чувашской Республики и иных нормативных правовых актов Чувашской Республики, разработанных органами исполнительной власти Чувашской Республики;

составляет график дежурства в приемной Министерства и доводит его до сведения ответственных лиц;

выполняет отдельные поручения начальника отдела, министра; в случае получения прямых поручений от министра должен приступить к их выпол-нению, поставив в известность начальника отдела;

регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию в системе электронного документооборота;

осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и исполнением поступивших документов, правильностью оформления подготовленных до-кументов;

формирует документы Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, ведет работу по обеспечению сохранности документов, обра-зовавшихся в работе Министерства, и в установленные сроки сдает их в архив;

составляет номенклатуру дел Министерства;

консультирует работников Министерства, физических и юридических лиц по вопросам, входящим в его компетенцию;

работает с документами согласно Инструкции по делопроизводству в Министерстве;

соблюдает правила техники безопасности и охраны труда, противо-пожарной защиты и санитарии;

уведомляет представителя нанимателя об обращениях в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений;

принимает меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов.

главный специалист–эксперт осуществляет иные обязанности, преду-смотренные законодательством Российской Федерации и законодательством Чу-вашской Республики, приказами (распоряжениями) Министерства и поручениями министра.

10. Для исполнения возложенных на главного специалиста-эксперта обязанностей он также вправе:

принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с долж-ностными полномочиями;

запрашивать и получать в установленном порядке от других структурных подразделений Министерства, у иных органов исполнительной власти Чуваш-ской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнитель-ной власти, органов местного самоуправления, других организаций и должност-ных лиц необходимую информацию, документы и материалы, по вопросам, вхо-дящим в компетенцию отдела;

запрашивать и получать в установленном порядке от подведомственных Министерству учреждений информацию и материалы, необходимые для испол-нения должностных обязанностей;

вносить предложения начальнику отдела по совершенствованию работы, связанной с выполнением вышеизложенных должностных обязанностей;

принимать участие в обсуждении вопросов и подготовке проектов доку-ментов, касающихся работы отдела, а также совершенствовании форм и методов работы с ними;

посещать в установленном порядке для исполнения должностных обязан-ностей подведомственные Министерству учреждения;

докладывать начальнику отдела организационной работы обо всех выявленных недостатках в работе в пределах своей компетенции.

11. Главный специалист-эксперт осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики, приказами (распоряжениями) Министерства и поручениями начальника отдела, заместителя руководителя государственного органа Чувашской Республики, руководителя государственного органа Чувашской Республики.

В процессе служебной деятельности обязан изучать и использовать при исполнении должностных обязанностей:

знания и умения работы в системе управления проектом «Эффективный регион»;

знания положений постановления Кабинета Министров Чувашской Рес-публики от 8 июня 2022 г. № 262 «О системе бережливого управления в органах исполнительной власти Чувашской Республики и подведомственных им органи-зациях» (далее – постановление № 262);

знания стадий реализации оптимизационных проектов с использованием инструментов бережливых технологий (далее – проект), предусмотренных по-становлением № 262, основных методов и инструментов бережливого производ-ства;

знания и умения формирования паспорта (карточки) проекта, карты те-кущего и целевого состояния процесса, плана мероприятий по реализации про-екта, отчета о реализации проекта в соответствии с постановлением № 262;

знания понятия образца лучших практик применения принципов и ин-струментов бережливого производства в соответствии с методическими матери-алами Госкорпорации «Росатом»;

знания понятия ценности для потребителя, потока создания ценности, отличия деятельности создающей и не создающей ценности;

знания видов потерь, умения выявления их в своей работе;

знания понятия, необходимости совершенствования потока создания ценности с точки зрения сокращения всех видов потерь;

знания применения системы «5С» на рабочем месте, оптимизации пла-нировки рабочего пространства по системе «5С» для исполнения должностных обязанностей;

знания назначения и формирования предложений по улучшениям.

12. Главный специалист-эксперт за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение ограничений и запретов, требований к служебному поведению может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий обязан или вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения

  13. При исполнении должностных обязанностей главный специалист-эксперт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

планирование и организация работы;

подготовка и внесение предложений начальнику отдела по совершенствованию и улучшению работы отдела.

консультирование физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

14. При исполнении должностных обязанностей главный специалист-эксперт вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

выбор способов и методов выполнения возложенных на него должностных обязанностей и поручений министра;

подготовка предложений по совершенствованию работы отдела и Министерства в целом;

подписание докладных (служебных) записок. 

V. Перечень проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке (обсуждении) которых гражданский служащий обязан или вправе участвовать

  15. Главный специалист-эксперт в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

в обсуждении и разработке проектов документов;

вносить предложения по обсуждаемым проектам.

16. Главный специалист-эксперт в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

          при подготовке проектов управленческих и иных решений.

VI. Сроки и процедура подготовки, рассмотрения гражданским

служащим проектов управленческих и иных решений,

порядок согласования и принятия решений

17. В соответствии со своими должностными обязанностями главный специалист-эксперт принимает решения в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Чувашской Республики.

VII. Порядок служебного взаимодействия

18. Взаимодействие главного специалиста-эксперта с гражданскими служащими Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Чувашской Республики и Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.

VIII. Перечень государственных услуг (видов деятельности),

оказываемых гражданским служащим по запросам граждан

и организаций в соответствии с административным регламентом

(иным нормативным правовым актом)

Министерство культуры, по делам национальностей и

архивного дела Чувашской Республики

19. Главный специалист-эксперт в пределах своей компетенции государственные услуги не осуществляет.

IX. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

20. Эффективность и результативность профессиональной служебной
    деятельности главного специалиста-эксперта оцениваются по следующим показателям:

выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдение служебной дисциплины;

своевременное, добросовестное, качественное выполнение обязанностей, предусмотренных служебным контрактом и настоящим должностным регламентом;

профессиональная компетентность (знание законодательных, нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

творческий подход к решению поставленных задач, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознание ответственности за последствия своих действий.